Информация для клиентов

Внедрение в организации электронного документооборота – сложное и взвешенное решение. В этой статье приведены 10 причин внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии, которые должны помочь решиться на этот серьезный шаг.

1. Бумага, бумага и еще раз бумага!

Время течет, работа идет, а документы на бумажных носителях скапливаются, порой заполняя собой больше 50% рабочего пространства. Невыгодно, неудобно и неэстетично. Выход – внедрить электронный документооборот, оцифровать макулатуру и создать электронный архив.

2. Поиск документов.

Многие сталкивались с ситуацией, когда нужно срочно найти оригинал документа (приказ, договор, накладная, письмо и т.п.), и для этого приходилось тратить много времени на поиски. СЭД позволит минимизировать процесс поиска, а несколько нажатий клавиш на клавиатуре помогут в достижении цели.

3. За окном XXI век, господа.

Прогресс не стоит на месте, и почему этим не пользоваться для упрощения своей профессиональной деятельности?! На рынке информационных технологий идет борьба за различные ниши, программное обеспечение для автоматизации документооборота развивается колоссальными темпами. Одним из лидеров ECM-рынка России является компания DIRECTUM, разрабатывающая и внедряющая СЭД с 2003 года. Решения DIRECTUM в области внешнего и внутреннего электронного документооборота с легкостью можно использовать как на компьютере, так и на мобильных устройствах при помощи web-технологий. А спектр решаемых задач велик, начиная от электронного документооборота в юридическом отделе до онлайн обращения граждан и многое другое.

4. Экономический эффект.

Самая очевидная и одна из важнейших причин для покупки программного обеспечения для автоматизации документооборота. В чем же заключается экономия от использования СЭД? Электронный документооборот позволит избавиться от расходов на бумагу и канцелярию, доставку, копировальную технику, содержание дополнительного пространства и помещений.

5. Больше времени на работу, а не на рутину.

Каждый руководитель организации стремится к максимальным результатам производительности труда персонала, но как достигнуть этой цели, если львиную долю рабочего времени сотрудники тратят на бумажный документооборот, ручное составление документов, их визирование и на прочие операции с документами?! Внедрение электронного документооборота освобождает время для продуктивной деятельности. Работая в СЭД/ECM-системе, персонал минимизирует затраты времени на работу с документами.

6. Снижение рисков потери документов.

Потеря документов – частая ситуация при бумажном документообороте, как результат – паника, затраты времени на восстановление и возможные убытки. Решение данной проблемы – купить программу для электронного документооборота, и все волнение по поводу возможности потери документов в результате потопа, пожара и прочих факторов исчезнет. Система электронного документооборота DIRECTUM придаст уверенность в сохранности всех электронных документов.

7. Повышение исполнительской дисциплины.

Мощный механизм workflow является неотъемлемой частью современной ECM-системы и позволяет автоматизировать бизнес-процессы организации. В частности, решение DIRECTUM «Управление процессами» обеспечит эффективное взаимодействие персонала и гарантирует оперативную передачу информации. Корректные поиск и анализ информации по бизнес-процессам в системе электронного документооборота обеспечат повышение исполнительской дисциплины.

8. Эффективное управление.

Усовершенствование системы управления и бизнес-процессов – неоспоримый плюс от перехода на безбумажный ЭДО. Руководитель любого уровня сможет оперативно ставить задачи и отслеживать их выполнение в соответствии с установленными сроками. Кроме того, работа в системе электронного документооборота, подпись документов и взаимодействие с ними в любое время и в любом месте позволяет повысить эффективность деятельности организации в целом.

9. Экономия времени на оформление взаимоотношений с заказчиками и поставщиками.

Подпись любого рода бумажных документов с поставщиками или заказчиками - трудозатратное мероприятие, влекущее за собой дополнительные расходы. Для экономии времени и денег существуют системы внешнего электронного документооборота, наиболее подходящий сервис обмена электронными документами - Synerdocs. Такой ЭДО позволит забыть бесконечные доставки документов из организации в организацию и обратно. Несомненно, за внешним электронным документооборотом будущее.

10. Связь ЭДО с другими учетными системами.

Последняя, но немаловажная причина – это создание взаимосвязанной информационно-технологической среды организации. В настоящее время, нельзя себе представить организацию без уже автоматизированных направлений деятельности. Разные подразделения предприятие могут использовать различное программное обеспечение для своих нужд, например, бухгалтерский учет или система управления отношения с клиентами. Интеграция СЭД с разнородным ПО позволит организовать совместную работу систем с корпоративным контентом. Так, интеграция системы электронного документооборота DIRECTUM исключит дублирование ввода данных и позволит проводить корректный сводный анализ необходимой информации как из ECM-системы, так и из других корпоративных систем.

 

Любая из выше перечисленных причин является весомым фактором в вопросе перехода на электронный документооборот. Решение внедрять или нет СЭД в своей организации, остается за Вами, но безучастными оставаться нельзя!

 

 

Автор статьи: Погожев Андрей