Информация для клиентов

Трудно представить, что совсем недавно вся документация хранилась исключительно на бумажных носителях. На сегодняшний день множество компаний активно использует электронный документооборот (ЭДО) как внутри учреждения, так и во взаимодействии с контрагентами. Но мало кто понимает, каким функционалом обладают современные системы электронного документооборота (СЭД).

Для того чтобы в полном объеме разобраться с системами электронного документооборота, необходимо обозначить некоторые основополагающие понятия и задачи СЭД.

Разумеется, если организация может существовать в режиме неформального управления, острой необходимости в автоматизации документооборота нет. Она появляется при осуществлении неких бизнес процессов, требующих использования бесконечно накапливающейся и приумножающейся документации, которая, в свою очередь, имеет свойство теряться.

Следующим этапом ведения документации является хранение электронных документов на сервере компании или персональных компьютерах сотрудников, а также дублирование в бумажном виде; отправка их по электронной почте, мессенджерам и т.д. Что со временем так же приводит к путанице и неразберихе. Вот тут-то и приходит время использования полноценной системы документооборота. Современные СЭД позволяют автоматизировать полный цикл как внутреннего, так и внешнего документооборота. Возможна автоматизация в части:

- управления документами;

- управления закупками;

- управления договорами и т.д.

Так что же нам даст использование автоматизированной системы электронного документооборота?

Во-первых, автоматизация документооборота позволит снизить затраты, а во-вторых улучшить результаты деятельности организации. Затраты снизятся за счет таких показателей как:

- уменьшения объемов закупаемой бумаги;

- уменьшение количества отправляемой документации как почтовыми, так и курьерскими службами;

- увеличение скорости обмена данными;

- повышение скорости и качества обработки информации.

На работу с бумажной документацией, в некоторых случаях, тратится до 60% рабочего времени сотрудников. Сюда можно отнести:

- получение и поиск документов;

- проверку документов;

- согласование документов;

- передачу документов между отделами;

- отправку документов и т.д.

При внедрении же электронного документооборота это время будет затрачено на обработку документов.

С каждым годом рынок электронного документооборота (ЭДО) в нашей стране растёт. По версии IDC, объем Российского рынка ПО для управления контентом на 2016 г. составил 94 млн. долл. Основную долю составили промышленность, государственный и финансовый секторы.

Таким образом, можно сделать вывод, что с развитием информационных технологий системы электронного документооборота все больше получают распространение в различных отраслях. И являются неотъемлемой частью учреждений, сталкивающихся с огромными объемами.

 

Автор статьи: Манзуланич Максим