Информация для клиентов
Трудно представить, что совсем недавно вся документация хранилась исключительно на бумажных носителях. На сегодняшний день множество компаний активно использует электронный документооборот (ЭДО) как внутри учреждения, так и во взаимодействии с контрагентами. Но мало кто понимает, каким функционалом обладают современные системы электронного документооборота (СЭД).
Для того чтобы в полном объеме разобраться с системами электронного документооборота, необходимо обозначить некоторые основополагающие понятия и задачи СЭД.
Разумеется, если организация может существовать в режиме неформального управления, острой необходимости в автоматизации документооборота нет. Она появляется при осуществлении неких бизнес процессов, требующих использования бесконечно накапливающейся и приумножающейся документации, которая, в свою очередь, имеет свойство теряться.
Следующим этапом ведения документации является хранение электронных документов на сервере компании или персональных компьютерах сотрудников, а также дублирование в бумажном виде; отправка их по электронной почте, мессенджерам и т.д. Что со временем так же приводит к путанице и неразберихе. Вот тут-то и приходит время использования полноценной системы документооборота. Современные СЭД позволяют автоматизировать полный цикл как внутреннего, так и внешнего документооборота. Возможна автоматизация в части:
- управления документами;
- управления закупками;
- управления договорами и т.д.
Так что же нам даст использование автоматизированной системы электронного документооборота?
Во-первых, автоматизация документооборота позволит снизить затраты, а во-вторых улучшить результаты деятельности организации. Затраты снизятся за счет таких показателей как:
- уменьшения объемов закупаемой бумаги;
- уменьшение количества отправляемой документации как почтовыми, так и курьерскими службами;
- увеличение скорости обмена данными;
- повышение скорости и качества обработки информации.
На работу с бумажной документацией, в некоторых случаях, тратится до 60% рабочего времени сотрудников. Сюда можно отнести:
- получение и поиск документов;
- проверку документов;
- согласование документов;
- передачу документов между отделами;
- отправку документов и т.д.
При внедрении же электронного документооборота это время будет затрачено на обработку документов.
С каждым годом рынок электронного документооборота (ЭДО) в нашей стране растёт. По версии IDC, объем Российского рынка ПО для управления контентом на 2016 г. составил 94 млн. долл. Основную долю составили промышленность, государственный и финансовый секторы.
Таким образом, можно сделать вывод, что с развитием информационных технологий системы электронного документооборота все больше получают распространение в различных отраслях. И являются неотъемлемой частью учреждений, сталкивающихся с огромными объемами.
Автор статьи: Манзуланич Максим